ÍNDICE
1. Definiciones
Organización/Compañía: Latem Aluminium, SA (en adelante, “LATEM Aluminium”)
Canal Interno de Información/Sistema Interno de Información/Canal de Denuncias Interno: cauce mediante el cual las personas trabajadoras de LATEM Aluminium. así como terceros que colaboren profesionalmente con la Compañía, tendrán la posibilidad de comunicar una acción, conducta o comportamiento que pudiera derivar en la comisión de una infracción de la normativa legal vigente, así como de las políticas internas de la Compañía, en virtud de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, “Ley de Protección del Informante”).
Infracción: acción, conducta o comportamiento que conlleve la violación del Derecho de la Unión Europea o del Derecho español en el sentido indicado en la Ley de Protección del Informante, incluidas aquellas conductas tipificadas en el Código Penal que sean susceptibles de generar responsabilidad penal para la compañía; así como de las políticas internas de la Organización.
Denuncia/Consulta: comunicación, por parte de una persona trabajadora de la Organización o de un tercero que colabore profesionalmente con ella, de una acción, conducta o comportamiento que pudiera derivar en la comisión de una infracción, según lo establecido en el ámbito personal de la Ley de Protección del Informante y Código Penal.
Informante/Denunciante: persona trabajadora de la Organización o de un tercero que colabore profesionalmente con ella que pone en conocimiento de la Organización una acción, conducta o comportamiento que pudiera derivar en la comisión de una infracción.
Denunciado: persona contra quien se ha interpuesto una denuncia respecto de una acción, conducta o comportamiento que pudiera derivar en la comisión de una infracción.
Partes interesadas/Terceros: personas o entidades, externas o internas, que colaboran profesionalmente con la Organización y que puedan afectar o verse afectadas por una acción, decisión o actividad de la Organización.
Represalias: cualquier acción, conducta o comportamiento destinado a castigar al informante por el hecho de poner en conocimiento de la Organización una acción, conducta o comportamiento que pudiera derivar en la comisión de una infracción.
2. Introducción
La Ley de Protección del Informante establece la necesidad para empresas de más de 50 personas trabajadoras de contar con un Canal Interno de Información. Con la aprobación de esta ley se incorpora al Derecho español la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, incorporando dos claros objetivos de la Directiva: (i) proteger a los informantes; (ii) establecer las normas mínimas de los canales de información.
La finalidad de la norma es la de proteger a las personas que en un contexto laboral o profesional detecten infracciones penales o administrativas graves o muy graves y las comuniquen mediante los mecanismos regulados en la misma. La buena fe, la conciencia honesta de que se han producido o pueden producirse hechos graves perjudiciales constituye un requisito indispensable para la protección del informante. Esa buena fe es la expresión de su comportamiento cívico y se contrapone a otras actuaciones que, por el contrario, resulta indispensable excluir de la protección, tales como la remisión de informaciones falsas o tergiversadas, así como aquellas que se han obtenido de manera ilícita.
Este Sistema Interno de Información y Canal de Denuncias se configura también como un elemento clave del Modelo de Cumplimiento o Compliance de LATEM Aluminium, constituyéndose, así, como un mecanismo eficaz para prevenir y detectar al comisión de delitos en el seno de la Sociedad.
3. Finalidad
La presente Política de Funcionamiento del Canal de Denuncias y Sistema Interno de Información de LATEM Aluminium tiene como objeto especificar los criterios de uso y gestión del canal a través del cual se pueden remitir consultas y/o denuncias sobre potenciales infracciones que puedan surgir en el seno de la Compañía en el desarrollo de sus actividades.
Es voluntad de la Compañía hacer hincapié en que están estrictamente prohibidas las represalias y demás conductas perjudiciales por razón de haber interpuesto una consulta y/o denuncia actuando de buena fe.
4. Ámbito de aplicación
La presente Política resultará de aplicación a cualquier persona que informe, a través del Sistema Interno de Información previsto a tal efecto y habiendo obtenido la información en un contexto laboral o profesional, de cualquier acción, conducta o comportamiento que pudiera considerarse una infracción del Derecho de la Unión Europea o del Derecho español respecto de LATEM Aluminium, así como de las políticas internas de la Organización, según lo indicado anteriormente y lo establecido en la Ley de Protección del Informante.
5. Principios y garantías del Sistema Interno de Información
La gestión del Sistema Interno de Información y Canal de Denuncias garantizará, respecto de cualquier actuación derivada del procedimiento, los siguientes principios:
Las personas que, con motivo de la incoación del procedimiento de denuncia, tuvieran acceso a información relativa a terceros, estarán obligados a mantener la confidencialidad de dicha información, no pudiendo ser divulgada a terceros, a excepción de la necesidad de compartir información con las personas involucradas en el procedimiento, respetando, en todo caso, los principios de necesidad e idoneidad.
6. Denuncias fraudulentas o de mala fe
La protección y las garantías establecidas en la presente Política estarán sujetas a que el informante interponga la denuncia actuando de buena fe, teniendo motivos razonables para entender que la acción, conducta o comportamiento denunciado pudiera derivar en la comisión de una infracción.
No obstante, aquellos informantes que trasladen deliberadamente información incorrecta o engañosa no gozarán de las protecciones y garantías establecidas en la presente Política. Además, la Organización llevará a cabo un análisis de cada procedimiento concreto, reservándose la posibilidad de imponer medidas disciplinarias frente a los informantes que actúen de mala fe.
7. Conservación, custodia y archivo de la información
Se mantendrá un registro con todas las denuncias recibidas y, en su caso, de toda la información durante el tiempo legalmente permitido por la normativa vigente en cada momento. El citado registro cumplirá con las medidas técnicas y organizativas de seguridad.
En virtud de lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (“LOPDGDD”) los datos del informante se conservarán en el Sistema Interno de Información únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.
En todo caso, transcurridos 3 meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su cancelación del Sistema Interno de Información. Esta cancelación consistirá en el bloqueo de los datos, esto es, la reserva de los mismos con el fin de impedir su tratamiento, con excepción de su puesta a disposición de las administraciones públicas y jueces y tribunales para la atención de posibles responsabilidades durante los períodos de prescripción correspondientes, de conformidad con lo dispuesto en la normativa vigente. Tras ello, se procederá a la supresión física de los datos.
No obstante, lo anterior, transcurrido el plazo de 3 meses, los datos podrán seguir siendo tratados por la persona a quien corresponde la investigación de los hechos denunciados, no conservándose en el propio Sistema Interno de Información.
8. Responsable del Sistema Interno de Información
A fin de garantizar la finalidad y los principios de la presente Política, en consonancia con la Ley 2/2023, el Órgano de Administración de LATEM Aluminium nombra Responsable del Sistema Interno de Información y Canal de Denuncias a el Departamento Jurídico y Departamento de Recursos Humanos (en adelante, “el Responsable”), procediendo a notificar su nombramiento a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.).
El Responsable deberá desarrollar sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los estamentos de la Organización, asegurando la imparcialidad y objetividad de los procedimientos y la toma de decisiones. En adición, deberá garantizar plenas garantías de confidencialidad y seguridad respecto de la información que reciba.
El Órgano de Administración podrá cesar al Responsable, debiendo nombrar a un nuevo Responsable y procediendo a comunicar la decisión a las personas trabajadoras de la Organización, así como a notificarlo a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.).
9. Medio de comunicación de las denuncias
Con el fin de garantizar la confidencialidad del denunciante, se ha habilitado un canal de información al que se accede a través de un enlace que se ha incorporado a la página web de la Compañía y al que se puede acceder a través del siguiente enlace: https://latemaluminium.com/contacto/canal-denuncias/
(**) El canal posibilita la presentación de una denuncia, verbal o escrita, garantizando el anonimato del informante, así como la confidencialidad de la información proporcionada, incluyendo los datos personales respecto del denunciado y terceras personas involucradas en el procedimiento.
10. Contenidos y datos identificativos de las denuncias
El denunciante, una vez accede al canal a través del enlace proporcionado, deberá completar los siguientes campos predefinidos en relación con la infracción denunciada con objeto se pueda llevar a cabo un análisis de los hechos denunciados:
{incluir posibilidad de adjuntar documentos o archivos necesarios}
Una vez rellenados los campos predefinidos, el denunciante, antes de enviar la comunicación, deberá marcar dos casillas, en las que se indica lo siguiente:
11. Procedimiento de tramitación y gestión de las denuncias
El procedimiento de tramitación y gestión de las denuncias se ceñirá a lo establecido en los artículos 8 y 9 de la Ley de Protección del Informante.
Una vez presentada la denuncia, será recibida por el Responsable del Sistema Interno de Información y Canal de Denuncias, el cual se encargará de efectuar un análisis preliminar de los hechos denunciados y decidir acerca de la admisión a trámite de la denuncia. En este análisis preliminar, el Responsable valorará los indicios de la infracción denunciada y, en consecuencia, decidirá sobre la conveniencia de iniciar o no una investigación. Por consiguiente, esta primera fase del procedimiento finalizará, previo informe justificativo de la decisión adoptada, con dos posibles resoluciones:
Con carácter previo al inicio de la fase de investigación, el Responsable deberá informar al denunciante de (i) la recepción de la denuncia en el plazo de siete días naturales siguientes a la efectiva recepción de aquella, salvo que ello pueda poner en peligro al confidencialidad de la comunicación (ii) la tramitación absolutamente confidencial de la misma, (iii) en su caso, el traslado de la denuncia al Departamento de Recursos Humanos de la Compañía para el estudio de los hechos y la imposición de sanciones. Asimismo, el denunciado deberá ser informado de (i) la recepción de la denuncia, (ii) los hechos de los que se le acusan, (iii) los departamentos y terceros que podrán ser destinatarios de la denuncia, (iv) cómo ejecutar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, de conformidad con la normativa de protección de datos.
De forma posterior, se procederá a determinar el plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación, el cual no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales. De igual modo, se prevé la posibilidad de mantener la comunicación con el informante y, si se considerara necesario, de solicitar a la persona informante o denunciante información adicional.
De igual forma, se prevé la posibilidad de establecer el derecho a la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a poder ser oída en cualquier momento. Se remitirá la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
Una vez concluida la investigación, el Responsable formulará una propuesta de resolución debidamente justificada sobre el archivo de la denuncia, en su caso, o sobre las posibles medidas disciplinarias a adoptar. Dicha resolución será trasladada al Consejo de Administración de la Sociedad sí como al Departamento de Administración encargado de ejecutar la sanción.
12. Posibilidad de acudir a los canales externos de información
Sin perjuicio de que se otorgue prioridad al uso del Sistema Interno de Información y Canal de Denuncias, el denunciante podrá acudir a los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismo de la Unión Europea.
13. Aprobación
La presente Política ha sido aprobada por el Órgano de Administración de LATEM Aluminium
14. Comunicación y entrada en vigor
La presente Política se comunicará y difundirá a las personas trabajadoras de la Compañía mediante la utilización de medios digitales y/o físicos. En adición, la Compañía se compromete a informar a las personas trabajadoras de nueva incorporación de la existencia de la Política.
La presente Política entrará en vigor el día siguiente al de su difusión a las personas trabajadoras de la Organización.
